5 consejos para organizar un viaje de fin de carrera

por TheFunPlan

¿Estáis llegando al final de vuestra carrera? Dentro de poco pondréis punto y final a tantos años de estudio y ¡hay que celebrarlo!

Una de las mayores recompensas a todo el esfuerzo que conlleva estudiar una carrera universitaria es, sin lugar a dudas, el viaje fin de carrera. Un momento inolvidable que compartirás con tus compañeros de clase poniendo el broche final a una etapa única, vuestra etapa universitaria.

Consejor para organizar un viaje fin de carrera

Organizar el viaje no es tarea fácil: la elección del destino, las fechas, el presupuesto… sois muchos y tenéis que poneros de acuerdo.

Como conocedores de esta problemática hemos recopilado nuestra experiencia en 5+2 consejos (inicialmente eran 5, pero hemos actualizado este post el 07/10/2018 con 2 más que consideramos útiles) para ayudaros organizar un viaje fin de carrera perfecto.

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1. ¿Cuándo empezar? Cuanto antes mejor 😉

Sí, en eso es igual que en los exámenes. Y aunque sea muy obvio, muchas veces no se hace. Empezar a organizar vuestro viaje fin de carrera con la mayor antelación posible tiene grandes beneficios.

Sin duda vais a conseguir los mejores precios para vuestro viaje, ya que en todos los destinos las opciones más económicas tienen un determinado número de plazas que cuando se agotan implica que tenéis que saltar al siguiente rango de precios.

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Tenéis más tiempo para contrastar opciones. Esta es una ventaja, sin duda, pero en este punto os tenemos que advertir de una cosa: ¡no os durmáis comparado ni demoréis la confirmación cuando un pan os gusta! Cada temporada nos pasa un montón de veces que os pasamos un precio y lo taráis en confirmar ¡y el precio en ese momento ya ha subido!

Las fiestas. Si os organizáis con tiempo, más fiestas podréis organizar y con ello ir financiando vuestro viaje. Y no sólo las fiestas, sino también todas las opciones para financiar vuestro viaje que tenéis disponibles.

Consejo: como tarde, organizar una primera reunión al empezar el último curso en el que ir poniendo en común las distintas opciones y el programa de fiestas es una de las claves para que podáis ir el mayor número de personas posibles.

2. Crear un Comité Organizador

Normalmente organizar un viaje fin de carrera es un proceso largo en el que se generam conflictos. ¡Nosotros los hemos visto muuuuuuchas veces! Que si las fechas, que si el destino, que si el presupuesto… Por todo eso (y más) es muy importante crear un comité organizador desde el principio que se encarge de coordinar todo el proceso.

¿Cuáles son las tareas más comunes del Comité Organizador?

  • Organizar las reuniones. Hay que seleccionar el día y la hora, dar la palabra a todos los asistentes, recoger las voluntades de todo el grupo, organizar las votaciones… Los grupos más organizados incluso levantan actas de todas las reuniones que van organizando.
  • Recopilar y compartir la información. Los miembros del Comité son los encargados de recopilar toda la información relacionada con el viaje y de compartirla con el resto (en el punto 5 os damos algunas indicaciones de cómo hacerlo)
  • Manejas los dineros. Como lo normal es que hagais algunas cosillas que os ayuden a financiar el viaje, tendréis que gestionar dinero del grupo. La figura del tesorero en el C.O. es fundamental ¡y que no se abra una cuenta en las Islas Caimán!

Consejo: crear un Comité Organizardor desde el principio. En función del tamaño del grupo puede variar. Una persona para grupos pequeños (menos de 15 personas); 2 o 3 para grupos medianos (entre 15 y 40 personas) y de 3 a 5 para grupos superiores a 40 personas.

3. Establecer un presupuesto

¿Cuánto nos gastamos en nuestro viaje? Este es uno de los puntos de mayor debate dentro del grupo. Como no todo el mundo tiene la misma capacidad económica, normalmente el factor precio es el que más afecta a la organización del viaje.

Por ello, es la tarea que más rápido tiene que atajar el Comité Organizador en las primeras reuniones: conocer las distintas sensibilidades que hay en el grupo en relación al presupuesto para el viaje.

Según nuestra experiencia, en muchos grupos hay grandes disparidades en relación a lo que se está dispuesto a pagar para el viaje. Aunque todo el mundo piense es que es la única vez en mi vida que voy a hacer un viaje así ¡lo cual es cierto! desgraciadamente para mucha gente el querer no es poder.

Consejos:

(1) plantead clara a abiertamente cuál es el presupuesto de cada uno para el viaje

(2) si hay una gran disparidad en los presupuestos de cada uno, el Comité Organizar tiene que estar abierto a plantear 2 tipos de viajes: uno para el presu más alto y otro para el más bajo

4. Escoger el destino

¡Toca escoger adónde vamos! Esta parte ya es más bonita pero no menos compleja ¡que el mundo es muy grande!Podéis adivinarlo viendo nuestro post acerca de los 7 mejores destinos para un viaje fin de carrera y en nuestra web con todas las ofertas de viajes universitarios.

A la hora de seleccionar el destino de vuestro viaje os recomendamos que entre todas las propuestas del grupo os quedéis con los 3 destinos más votados. ¿Por qué? Porque facilita mucho el trabajo de información y presupuestos y centra a todo el grupo en un pequeño grupo de opciones. ¡Nosotros vemos a diario que funciona!

Consejo: reducid a 3 los destinos y propuestas a votar para evitar eternizar los debates y centrar así las propuestas

5. Elegir la fecha del viaje

La fecha del viaje es importantísima, ya que dependiendo de cuándi viajéis los precios pueden variar mucho. Además de que hay una reación directa entre la fecha en la que hagáis el viaje y el destino del mismo.

Ejemplos: si queréis hacer un viaje fin de grado a Malta nosotros recomendamos hacerlo a partir de marzo, ya que antes no podéis disfrutar del buen tiempo y eso es un factor importante para este destino. En cambio, para hacer un viaje fin de curso por Centroeuropa la fecha no es tan importante en relación en este caso al clima. En enero y febrero hace más frío, pero también le da un punto muy chulo al viaje.

Consejo: como en la mayoría de los casos cada grupo depende mucho de las fechas de la universidad, os recomendamos que os dejéis asesorar para que os recomienden los mejores destinos posibles para las fechas que tengáis disponibles.

6. Cómo compartir la info entre el grupo

A nadie a estas alturas le vamos a descrubrir lo que es un grupo de whatsapp. Es la mejor herramienta de comunicación hoy en día, en el que podéis tener a todo el grupo informado a tiempo real.

Otras herramientas que os pueden ser útiles son el Doodle a la hora de hacer votaciones para decidir destinos y fechas del viaje o OneDrive o Dropbox para compartir archivos más pesados en la nube.

Consejo muy simple: el grupo de whatsapp es un must

7. Financiar el viaje

Es importantísimo que estructuréis muy bien las cuentas y la financiación del viaje. En este apartado entran tanto las opciones que tenéis para abaratar el viaje recaudando dinero (camisetas, rifas y sorteos, organizar fiestas…) como la organización de las cuentas para pagar la reserva y hacer un listado de asistentes y pagos.

Consejo: echadle un ojo a nuestro post con ideas de cómo financiar un viaje fin de carrera,   o poneros en contacto con nuestros amigos de apreciodestudiante, ¡tendréis un descuento con el código THE FUNEST4

Esperamos que estos consejos os ayuden un poco con la organización de vuestro viaje. En nuestra web puedes encontrar gran cantidad de ofertas para viajes fin de carrera. Y, sobre todo, si queréis más información no dudéis en poneros en contacto con nosotros. ¡Estaremos encantados de conoceros y de ayudaros a organizar el evento mas esperado de la etapa universitaria!

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8 comentarios

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